E-raamatukogu ajaveeb

Archive for the ‘info- ja teadmusjuhtimine’ Category

1. Milline on infopoliitika olemus, eesmärgid ja väljatöötamise protsess?

Infopoliitika olemuse kujundavad erinevad aspektid. See sõltub, kas tegemist on äri – või mittetulundusorganisatsiooni või hoopis avaliku teenistuse asutusega, missugune on organisatsiooni eesmärk, kes on sihtrühmad, kellele organisatsioon osutab teenust või valmistab toodet jne. Infopoliitika eesmärgid saab jaotada kas ülesannete-ja tehnoloogiakeskseteks või organisatsiooni- ja lõppkasutajakeskseteks. Infopoliitikat välja töötades peab arvesse võtma vajaliku teabe hankimise, loomise, organiseerimise, jagamise ja kasutamisega seotud aspekte ja protsesse.

2. Millised on peamised infovahendamise strateegiad, meetodid ja tehnoloogiad?

Infovahetamist ja infovahendamist nii inimeste kui organisatsioonide vahel mõjutab infojagamise kultuur ehk infokultuur organisatsioonis. Infovahendamise strateegiad peavad aitama saada töötajatel neile vajalikku infot võimalikult kiiresti ja süsteemselt, et olla kursis otsustega, muutustega oma erialal, lahendada töös ette tulevaid probleeme ning selle tulemusel tekib uus teadmus ning on loodud eeldus innovatsiooniks.

3. Kuidas korraldada infoauditit?
Infoaudit eesmärgiks on määrata kindlaks organisatsioonis töötavate inimeste infovajadused, meetodid, kuidas infovajadusi rahuldatakse ning organisatsioonis kasutusel olevad inforessursid, kuidas inforessursse kujundatakse, korraldatakse ja kasutatakse. Infoauditi läbiviimise protsess hõlmab endas auditi kavandamist, auditi ulatuse määramist ehk kas käsiteltakse kogu organisatsiooni või osa sellest, pannakse paika kriteeriumid ning valitakse auditi läbiviimise meetodid. Kindlasti on infoauditi läbiviimisel vaja teada missugune ressurss kasutada on – auditisse kaasatud inimesed, auditi jaoks kuluv aeg ning eelarve auditi läbiviimiseks. Oluline otsus on, kas audiitor on organisatsiooni seest või kasutatakse väliseksperti audiitorina või kaasatakse väliseksperte kui konsultante.

4. Milline on teadmusjuhtimise infrastruktuur?
Teadmusjuhtimise infrastruktuur hõlmab endas organisatsioonikultuuri, organisatsiooni struktuuri, info-ja kommunikatsioonitehnoloogilist taristut, üldteadmisi ning töökeskkonda. Teadmusjuhtimist toetav organisatsioonikultuur loob aluse kujundamaks inimeste arusaama teadmuse jagamise olulisusest ja kasulikkusest ning motiveerib ja toetab leidmaks selleks aega igapäevatöös. Oluline on ka nii organisatsiooni struktuuri olemus ning IKT süsteemide kasutus teadmusjuhtimises, mida toetab töötajate ühine arusaam väärtustest , normidest ja ka terminoloogiast. Teadmusjuhtimise puhul mängib olulist rolli ka mitteformaalne suhtlus, millele loob aluse tööruumide asukoht ning töötajate kohtumispaikade arv ja disain.
5. Milliseid on teadmusjuhtimise strateegiad, süsteemid, tehnoloogiad ja protsessid?
Teadmusjuhtimise strateegia peaks endas hõlmama taustinfot, teadmusjuhtimise määratlust organisatsioonis, hetkesituatsiooni kirjeldust, siht- ja sidusrühmade ülesandeid ja vajadusi, teadmusjuhtimise visiooni ja missiooni organisatsioonis, loetelu kavandatud tegevuste ja tehnikate kohta, tegevusplaani, edutegureid ja takistusi ning kokkuvõtet. Teadmusjuhtimise süsteemid, mis koosnevad teadmusloome, teadmushõive, teadmusjagamise ja teadmusrakendamise süsteemidest, toetavad teadmusjuhtimise protsesse. Teadmusjuhtimisse on hõivatud kõik organisatsioonides kasutusel olevad tehnoloogiad, kus kogutakse, hoitakse, edastatakse, analüüsitakse andmeid, infot ja teadmust.
Rahvusraamatukogu teadmusjuhtimine
Rahvusraamatukogu on avalik õiguslik juriidiline isik, kelle tegevuse aluseks on Rahvusraamatukogu seadus. Seadus koos teiste alusdokumentidega – põhikiri, kasutuseeskiri ning strateegia – määrab ära organisatsiooni eesmärgi, tegevused ning sihtgrupi. Seega annab aluse infopoliitikaks ja strateegiaks. Lisaks on veel töökorralduse reeglid, kus samuti sätestatakse ära info liikumine just ametliku informatsiooni osas. Ametliku informatsiooni kanaliteks on siseveeb, dokumendihaldussüsteem, Riigitöötaja Iseteenindusportaal.
Rahvusraamatukogus teadmusjuhtimise protsessis on samuti olulisel kohal tegevusstrateegia ning dokument „Töötajate arendamise põhimõtted ja koolitus“, nii sisekommunikatsiooni kui väliskommunikatsiooni põhimõtted on kirjas dokumendis „Eesti Rahvusraamatukogu kommunikatsioonipõhimõtted“. Infosüsteemide ja info-ja kommunikatsioonitehnoloogia kasutamist reguleerib „Infoturbepoliitika“ ning „Infosüsteemide kasutamise“. Oluline on inimeste kaasamine strateegia ja tegevuskavade väljatöötamisse, mis annab aluse paremale infovahetusele ning teadmusjuhtimisele organisatsioonile.
Teadmusjuhtimise oluliseks elektrooniliseks vahendiks on e-õppekeskkond Moodle, kus toimuvad nii e-kursused, testimised kui ka on jagatud õppematerjalid. Iganädalaselt toimuvad infokoosolekud, kus info liigub nii juhtkonna koosolekutel läbi valdkonna juhi ja osakondade koosolekute ülevalt alla ning tagasiside ka vastupidi inimeste poolt tulevad ettepanekud ning info liigub läbi osakonnakoosolekute valdkonnajuhi infokoosolekutele ning seal juhtkonna koosolekule. Lisaks toimuvad kord kvartalis laiendatud juhtkonna koosolekud, kus osalevad lisaks juhtkonnale ka osakonnajuhid ning peaspetsialistid. Samuti toimub vähemalt kord kvartalis ülemajaline infohommik, kus osalevad kõik raamatukogu inimesed ning käsitletakse selle hetke kõige olulisemaid teemasid strateegiast tulenevalt. Oluliseks iganädalaseks infokanaliks on reedeti ilmuv raamatukogu töötajate infoleht Reede.
Raamatukogu arendusprojektidega seotud infovahetus ja dokumentatsioon toimub projektijuhtimise keskkondades Jira ning projektijuhtimise viki keskkonnaks on Confluence.
Raamatukogu oluliseks infovahendiks on Office 365 keskkond, kus on kasutusel e-post – sh meililistid, nii üle organisatsiooniline kui osakonna ja teenuste põhised, jagatav kalender, ühisjagatud dokumendid OneDrive. Inimeste töödokumendid on kõik varundatud dokumendipilves Memo, kus on samuti olemas dokumentide jagamis funktsioon.
Rahvusraamatukogus on hea tava, et (välis)konverentside järel toimuvad infotunnid „Kolleegilt kolleegile“, mis toimub ligikaudu 5 korda aastas. Lisaks sellele kirjutatakse uutest arendustest, suundumustest, teenustest ning konverentsidel kogetust nii ajakirjas „Raamatukogu“, mis on oluline panus mitte ainult Rahvusraamatukogu teadmusjuhtimises vaid kogu Eesti raamatukogude ühises teadmuses. Oluline osa protsessis on ka koolitustel ja konverentsidel osalemine ja ise olla koolituste korraldaja. Ehk on nö koolitumise ring teadmusjuhtimise protsessis. Eralast teadmust jagatakse läbi kutsekoolituse. Raamatukogus tegeletakse süsteemselt inimeste digipädevuste arendamisega. Oma osa teadmusjuhtimise protsessis on osalemine haridusprogrammide väljatöötamises ja läbiviimises. Oluline on organisatsiooni teadmusjuhtimises ka praktikantide roll, kes Rahvusraamatukogus praktikat sooritades toovad uut teadmust ning teevad ettepanekuid innovatsiooniks, kasvõi igapäevatöö detailides. Oluline roll Rahvusraamatukogu teadmusjuhtimises on ka mitteformaalsel suhtlusel – lõunad kolleegidega, ühisüritused ja sünnipäevade tähistamised.
Üheks osaks info- ja teadmusjuhtimises on ka kasutajate tagasiside, mille kogumise ja analüüsimisega raamatukogu süsteemselt tegeleb. Kasutusel on kasutajate tagasiside tarkvara Recommy. Kaks korda aastas vaadatakse üle ka teenuste põhinäitajad ning sellest tulenevalt tehakse vajadusel muudatusi tööprotsessides ja teenuste osutamisel vastavalt strateegias ja tegevuskavades sätestatud eesmärkidele.

Miller, F. J. (2002). I = 0 (Information has no intrinsic meaning). Information Research, 8 (1), paper no. 140 [Available at http://InformationR.net/ir/8-1/paper140.html

Artikkel on avaldatud 2002. aastal. Tuletame meelde, mis aeg see oli. Oli veel veeb 1.0 ajastu. Kuid infotehnoloogia tungis peale ning omandas järjest olulisemat rolli organisatsioonide töös. Artikkel on katud minu meelest pigem vaimust, kas infotehnoloogia asendab inimest. Autor keskendub mõtte- ja sõnamängule informatsiooni ja teadmiste rollist ning inimese rollist informatsiooni ja teadmusjuhtimises (knowledge management). Seda siis situatsioonis, kus ühiskond on liikunud tööstusajastust infoajastusse, ning infole, teadmistele ja sellega seoses ka infotehnoloogiale omistatakse suurt tähtsust. Just 90ndatel toimus teadmusjuhtimise suur arenguhüpe, korraldati konverentse ja avaldati artikleid ja raamatuid. Kätte oli jõudnud teadmusjuhtimise kolmas areguetapp, kus pöörati taas suurt tähelepanu infotehnoloogia ja infosüsteemide suurele rollile teadmusjuhtimises,  investeerides info- ja kommunikatsiooni tehnoloogilistesse vahenditesse, otsisüsteemidesse, pöörates suurt tähelepanu metaandmetele ja taksonoomiatele. Autor esitab küsimuse, kas sellest piisab heaks teadmusjuhtimiseks organisatsioonides? Või on vaja midagi enamat?  Autor toob artiklis esile ühe olulise tsitaadi Asleigh Brilliantilt “Ma tean, et sa usud, et sa said aru, mida ma ütlesin AGA ma ei ole kindel, kas sa saad aru, et see, mida sa kuulsid, ei ole see mida ma mõtlesin” .  Kui tööstusühiskonnas vahetati infot enamasti näost näkku või loeti seda paberilt siis infoajastul me saame infot ja teadmust edastada lihtsalt ja kiirelt kasutades infotehnoloogilisi vahendeid, olenemata sellest, kus inimesed elavad ning kas meil on üksteisega ühine elukogemus või mitte. Võime edastada infot ja leida vastus peaaegu kõigile, mida me soovime, kuid me ei saa kunagi olla kindel – kui me neid inimesi isiklikult ei tea – kuidas nad tõenäoliselt tõlgendavad meilt saadud teavet. Ja isegi kui me tunneksime neid inimesi tõesti väga hästi, ei saaks me ikkagi kindlad olla, kuidas nende meeleolu võib mõjutada nende poolt saadud teabe tõlgendust. Nagu Hugh Mackay selgitab oma raamatus “Hea kuulaja”, et kuigi teave kindlasti sisaldab tähendust, pole see kunagi iseenesest tähendus. Mõistmine on vaimne asi ja see on ainult vaikne, see tähendab “meie sees”. Identsed andmed peaaegu alati tekitavad (või kutsuvad esile) erinevaid tähendusi meis kõigis. Ehk mis hetkest saab infost teadmus – siis kui inimene annab infole tõlgenduse või tähenduse. Kas me siis üldse kunagi saame juhtida teadmust, küsib autor. Ning toob välja ka keelelise nüansi kas küsimusest “Mida ma tean (What i know)” saab moodustada nimisõna “teadmus” (knowledge)? Loengust loengusse me ju tegelikult kuuleme ja räägime sellest, et infoteaduses ei ole terminitel ühtseid mõisteid ja seletusi, ning erinevad uurijad annavad ka erinevaid tähendusi. Ehk kogu info ja teadmus läbib erinevad vaatepunktid ja tõlgendatakse inimese teadmusest ja elukogemusest lähtuvalt. Siinkohal käsitleb autor ka kommunikatsiooni rolli teadmusjuhtimises ning toob välja mõtte, et kogu kommunikatsiooni mõiste tragöödia on see, et paljud meist usuvad, et sõnumite (nt teabe) edastamisega saavutame sellega tähenduse. Tegelikkuses on aga see teave, mis ei sisalda sisemist tähendust, st I = 0. Mis siis ikkagi on teadmusjuhtiine? Antud artikkel üritab selgitada, et kriitilise analüüsi tegemisel on teadmusjuhtimine ebaselge mõiste. Teadmisi (st seda, mida inimesed teavad) lihtsalt ei saa filtreerida ega hallata, mistõttu termin “Teadmusjuhtimine” ei sobi. See viitab sellele, et teadmised on kaup või toode, mida saab töödelda ja edastada, kuigi seda see pole. Kuigi teadmiste jagamine on vastuvõetav kontseptsioon, on teadmushaldamise idee parimal juhul kahtlane!

Autor tahab selle artikliga selgitada, et teave – kuigi see teenib olulist rolli inimeste provotseerija ja tähenduse tekitajana- ei oma tõelist olemust. See omab tohutut praktilist mõju inimestele, turvalisusele, kommunikatsioonile, teadmiste jagamisele, suhetele, koolitusele ja õppimisele, kvaliteedile, äriprotsessidele, klienditeenindusele jne. Avaldus “I = 0” on mõeldud selleks, et meenutada meile olulist tõde … ja aidata meil vastu seista infotehnoloogia survele, mis õõnestab teadmiste väärtust ja inimlikkuse kontseptsioon tähendust. Teadmised (st “mida me teame”) on ainult “vaikivad” ja ei saa kunagi olla “selgesõnalised”. Sellest ei tohiks kunagi mõelda kui kaubast, mida saab püüda, töödelda, säilitada, edastada, hallata jne. Autor arvab, et ainult inimesed saavad intelligentselt mõista ja anda asjakohase teabe konteksti. Ta leiab, et ainult inimestel on võime kujundada teabest tähendust ja mõista “eneseväljendust”, mis areneb nii iseeneses kui ka teistes. Ükskõik kui elegantselt töödeldav ja esitatud on teave, ei suuda see üksi midagi saavutada. Loomulikult on kogu selle iroonia see, et sel juhul ka see artikkel ei sisalda  sisemist tähendust. Ükskõik millised tähendused sellele on omistatud, on need lihtsalt lugejate tõlgendused ja otsustused.

Siiski sooviks autor, et lugejad teeksid artiklist järelduse, et info kättesaadavuse tähtsus peab olema tasakaalus tähtsusega, mis tuleneb tõlgendamisest ja jagamisest. Ehk autor toob esile teadmusjuhtimise unikaalse seose inimesega, tema teadmiste, oskuste ja elukogemusega.

Teadmusjuhtimise mõiste tuli kasutusele 1980-ndatel aastatel. Laialdasema leviku saavutas teadmusjuhtimine 1990-ndatel. Kuigi juba 1959. aastal võeti kasutati esimest korda terminit teadmustöötaja (knowledge worker) siis kiirem hoog teadmusjuhtimise valdkonna arengus sai sisse 80-ndate teisel poolel. 1986. aastal avaldas Rootsi teadmusjuhtimise juhtfiguure Karl-Erik Sveiby raamatu The Know-How company. 90-ndatel toimusid esimesed teadmusjuhtimise konverentsid nii Ameerika Ühendriikides kui ka Euroopas ja olulise tähtsusega oli Maailmapanga raport, mis 1998. aastal kandis pealkirja Knowledge for Development.  Teadmusjuhtimise esimeses arenguetapis oli olulisel kohal infotehnoloogia, organisatsioonid kasutasid siseveebe info vahendajatena ja asutuse sisese teadmuse kandjana. Teises arenguetapis tulid kasutusele terminid vaiketeadmised ja õppiv organisatsioon. Ehk teadvustati inimese ja erialaspetsialistide gruppide teadmistevahetamiste olulist rolli organisatsioonikultuuri arengus. Kolmandas arenguetapis tuli jälle olulisele kohale infotehnoloogia, seekord siis otsisüsteemide näol. Pöörati palju tähelepanu, kuidas kõige lihtsamini oleks info leitav, vahendatav ja kasutatav. Kerkisid esile terminid sisuhaldus, metaandmed ja taksonoomiad.  Esimesest kolmanda arenguetapini räägiti just organisatsioonisisest teadmusjuhtimisest kuid tänaseks on jõudnud kätte neljas etapp, kus teadmusjuhtimise oluliseks osaks loetakse nii organisatsiooni siseseid kui ka väliseid teadmisi. Teadmusjuhtimine on muutunud organisatsiooni üleseks. Siia võib tuua heaks näiteks just raamatukogud ja muuseumid, mis moodustavad ühtse mäluasutuste kärje, ning teadmusjuhtimine toimub ühiselt ja organisatsioonide üleselt. Ehk see kinnitab ühte olulist teadmiste saamise ja vahetamise viisi läbi praktikakogukondade. Teadmusjuhtimise uurimine on seotud väga erinevate valdkondadega – infoteadus, informaatika, kasvatusteadus, meditsiin, kommunikatsioon, majandus, juhtimine jpt. Tutvudes õppematerjalides esitatud erinevate uurijate seisukohtadega ning toetudes oma kogemusele, on mulle kõige lähedasem Michael Koenigi seisukoht, et teadmusjuhtimine on tugevamalt seotud organisatsioonikultuuriga ja selle arendamisega. Kuigi teadmusjuhtimist saab vaadelda kolmest aspektist –  tehnoloogiakeskselt, organisatsiooniliselt ja ökoloogilisest vaatepunktist, siis minu jaoks teadmusjuhtimine on kõige tugevamalt seotud just organisatsioonikultuuriga ja selle arenguga. Infojuhtimine seevastu vajab rohkem tehnoloogilist käsitlust. Infojuhtimises on oluline, et vajalik info / andmed oleksid õigel hetkel õiges kohas ja nende baasil saaks teha organisatsioonis otsuseid. Nii et loomulikult on ka infojuhtimine seotud organisatsiooni vajadustega. Kuid eelkõige on oluline info kogumid, nende süstematiseeritus ja kättesaadavus. Vajadus info järele võib ilmneda hoopis hiljem ning info kasulikkus samuti võib samuti oluliseks saada hoopis teisest aspektist. Nii et mõned uurijad peavad infojuhtimist ja teadmusjuhtimist samaks teadusvaldkonnaks, osad uurijad jälle peavad neid eraldiseisvateks uurimissuundadeks. Kui neid mõisteid võrrelda siis infojuhtimine on vanem termin, mis võeti kasutusele 1970ndatel. Raamatukogusõnastik (termin.nlib.ee) annab infojuhtimise kohta järgmise mõiste: informatsiooni hankimise, korraldamise, töötlemise, säilitamise, kättesaadavaks tegemise ja jagamise protsesside juhtimine organisatsiooni eesmärkide saavutamiseks ja väliskeskkonna teguritega kohanemiseks.  Peamine eesmärk on tagada informatsioon õigel ajal ja õiges kohas. See kiirendab otsuste tegemise protsessi ning lihtsustab juhtimisprotsesse. Rõhuasetused võivad olla erinevad – kas inforessurssidel, IKT-l või organisatsiooni struktuuril. Teadmisjuhtimise mõiste on Raamatukogusõnastikus pandud kirja järgmiselt: teadmiste kogumise, salvestamise, jagamise ja kasutamise korraldamine ja juhtimine organisatsioonis. Üks juhtivamaid infojuhtimise teoreetikuid on Chun Wei Choo. Ta on välja töötanud ka infojuhtimise protsessi mudeli ehk elutsükli. Kõige olulisem erinevus ongi see, kui infojuhtimine on seotud info ehk salvestatud andmetega siis teadmusjuhtimine on seotud inimesetega.
1987. aastal pakuti välja teadmiste hierahiline tüpoloogia, nn. DIKW mudel. Esialgne mudel esitati hierahiliselt andmed, informatsioon, teadmised, teadmus/tarkus. Teadmiste püramiidi on tänapäeval palju kritiseeritud, just sellest aspektist, et nad võivad liikuda ka paralleelselt mitte ainult hierahiliselt.
Teadmusjuhtimises on kolm põhilist teadmiste hankimise allikat, nendeks on parim praktika, korporatiivne mälu ja erialakogukonnad. Mulle sümpatiseerib Albert Einsteini ütlus teadmuse/tarkuse omandamise kohta, et see ei ole koolituse tulemusel tekkiv toode, vaid teadmiste omandamise elukestev protsess.